29.07.2025 Joanna Rosskamp
ShareIn einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt entscheiden Flexibilität, Effizienz und Mitarbeiterorientierung über den Unternehmenserfolg. Gerade dort, wo Schichten organisiert, Personalressourcen verteilt und kurzfristige Änderungen bewältigt werden müssen, wird eines schnell klar: Ohne durchdachtes Workforce Management geraten selbst gut organisierte Teams an ihre Grenzen.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management bezeichnet die strategische und operative Steuerung des Personaleinsatzes im Unternehmen. Ziel ist es, vorhandenes Personal mit den passenden Qualifikationen so einzuplanen, dass Arbeit bedarfsgerecht, wirtschaftlich und regelkonform organisiert werden kann – im Einklang mit betrieblichen Anforderungen und den Interessen der Mitarbeitenden.
Dabei geht es längst nicht mehr nur um die kurzfristige Besetzung einzelner Dienste. Workforce Management umfasst heute eine Vielzahl an Planungs-, Steuerungs- und Optimierungsprozessen – von der Schichtplanung über die Zeitwirtschaft bis hin zur Mitarbeitereinbindung. Besonders in komplexen Schichtsystemen – etwa in Logistik, Gesundheitswesen oder Aviation – ist Workforce Management ein entscheidender Hebel, um Effizienz, Fairness und Flexibilität zu verbinden. Voraussetzung dafür ist eine systematische Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifverträgen, Qualifikationen, Verfügbarkeiten und individuellen Präferenzen.
Der Unterschied zwischen Workforce Management und HR
Workforce Management und HR-Systeme verfolgen unterschiedliche Ziele und ergänzen sich in modernen Organisationen. Während HR-Systeme administrative Aufgaben wie Recruiting, Onboarding, Weiterbildung oder Entgeltabrechnung abbilden, konzentriert sich Workforce Management auf die Organisation von Arbeit: Schichten, Arbeitszeiten, Einsatzorte, Qualifikationen.
Dabei verbindet WFM operative Detailplanung mit strategischer Steuerung. Durch die Kombination von Bedarfsdaten, Echtzeitinformationen und Prognosen entsteht ein dynamisches Bild der Personalsituation – die Basis für regelkonforme, wirtschaftliche und mitarbeiterorientierte Planung.
Workforce Management Software auswählen: Was Sie wissen sollten
Die Anforderungen an moderne Personaleinsatzplanung verändern sich – und mit ihnen der Blick auf passende Systeme. Doch wie findet man eine Lösung, die zum eigenen Unternehmen passt? Welche Kriterien sind entscheidend?
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Workforce Management als Grundlage digital organisierter Arbeit
Workforce Management bewegt sich im Spannungsfeld aus Arbeitszeit, Mitarbeiterbedürfnissen und Serviceniveau. Es gilt, gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben mit sozialen und kulturellen Aspekten zu verbinden. Eine optimierte Personaleinsatzplanung sorgt für Balance: Sie steigert Motivation, Produktivität und Kundenzufriedenheit.
Moderne Systeme bieten mehr als Planungsmasken: Sie liefern datengestützte Entscheidungsgrundlagen, stellen die Einhaltung gesetzlicher Regeln sicher und stärken die Mitarbeitereinbindung durch digitale Self-Services. Das erhöht nicht nur die operative Effizienz, sondern auch die Transparenz und Fairness im Unternehmen.
Die wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Workforce Management
BEDARFSORIENTIERT PLANEN
Wer bedarfsorientiert planen will, muss die Personalbedarfe kennen. Diese ergeben sich aus Bedarfstreibern wie z.B. Umschlagsmengen, Kundenfrequenzen oder Flugbewegungen. Sie werden mit dem entsprechenden Arbeitsaufkommen verknüpft und bilden die Grundlage der Schichtplanung. Mithilfe moderner Forecasting-Methoden lassen sich diese Treiber heute deutlich präziser erfassen – die Planung wird genauer, Über- und Unterbesetzungen reduziert.
PERSONALEINSATZ PLANEN
Rahmendienstpläne, freie Planung oder Mitarbeiterwünsche – jede Planungsform muss gesetzliche, tarifliche und individuelle Rahmenbedingungen berücksichtigen. Hinzu kommen betriebliche Zielgrößen wie Produktivität oder Servicelevel. Systeme mit intelligenten Algorithmen und KI-Unterstützung helfen, diese Komplexität zu bewältigen, da sie automatisch Regeln, Vorschriften und Präferenzen prüfen.
MITARBEITENDE BETEILIGEN
Mehr Flexibilität in der Planung setzt auch mehr Beteiligung voraus. Digitale Tools wie StaffConnect ermöglichen Mitarbeitenden, Nichtverfügbarkeiten anzugeben, Schichten zu tauschen oder sich über Mitarbeiterbefragungen und integrierte Chats aktiv einzubringen – intuitiv und in Echtzeit. Das erhöht Akzeptanz, Planungsstabilität und Motivation.
DIGITALISIERUNG NUTZEN
Excel reicht für moderne Einsatzplanung nicht mehr aus. Die Digitalisierung schafft durchgängige Prozesse, höhere Transparenz und mehr Flexibilität, insbesondere bei großen Teams. Leistungsfähige Software verknüpft alle Teilbereiche, sorgt für fehlerfreie Abläufe und ermöglicht die Nutzung intelligenter Planungsverfahren.
MITARBEITERPROZESSE DIGITALISIEREN
Informationen zu Schichten, Urlaubsanträgen oder kurzfristigen Änderungen müssen bei den Mitarbeitenden ankommen. Über digitale Self-Services lassen sich viele dieser Prozesse nicht nur abbilden, sondern auch effizient gestalten – inklusive Rückmeldung und Mitarbeitereinbindung.
ÜBERBLICK BEWAHREN
Ein intelligentes Berichtswesen liefert die nötige Transparenz für eine fundierte Steuerung. Verantwortliche erkennen Abweichungen frühzeitig und können gezielt gegensteuern. Automatisierte Reports ermöglichen einen einheitlichen, aber individuell aufbereitbaren Datenzugriff für Fachbereiche, HR und Management.
PROZESSE INTEGRIEREN
Ein effektives Workforce Management lebt von verlässlichen Daten und einer engen Verzahnung mit angrenzenden Prozessen. Ob Personal, IT oder operative Einheiten, nur dann, wenn alle relevanten Informationen strukturiert zusammenfließen, lassen sich Dienstpläne sinnvoll erstellen, anpassen und auswerten. Systemübergreifende Konsistenz wird so zum Erfolgsfaktor.
PROZESSE VERSTEHEN, BEVOR MAN SIE DIGITALISIERT
Bevor ein neues Workforce Management System eingeführt wird, ist es sinnvoll, bestehende Abläufe genau zu betrachten. Eine strukturierte Prozessanalyse schafft die notwendige Transparenz über aktuelle Stärken, Schwächen und Besonderheiten der Einsatzplanung, Zeitwirtschaft oder Kommunikation zwischen Fachbereichen und HR. Sie minimiert auch Risiken und schafft Akzeptanz – und erhöht die Chance, dass digitale Tools ihren vollen Nutzen entfalten.
ARBEITSZEITEN UND ZUSCHLÄGE VERARBEITEN
Arbeitszeiten und Arbeitseinteilung enden nicht bei der Planung – sie müssen gemeinsam mit Abwesenheiten, Überstunden und zuschlagspflichtigen Zeiten erfasst, klassifiziert und fehlerfrei bewertet werden. Eine genaue Erfassung und Bewertung ist zwingende Voraussetzung für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung, für das Controlling und für die Rückkopplung in die Planung.
Wie kann Software Ihr Workforce Management unterstützen?
Workforce Management Software ermöglicht es, die beschriebenen Abläufe zu systematisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch werden auch komplexere Bedarfsverläufe, Arbeitszeitmodelle und -vereinbarungen beherrschbar.
Ein wesentlicher Vorteil: Mehr Transparenz. Planungsverantwortliche erhalten einen klaren Überblick über Bedarfe, Ressourcen und Abweichungen – in Echtzeit. Das verbessert die Entscheidungsqualität und erhöht die Steuerungsfähigkeit im operativen Alltag.
Eine digitale Arbeitseinteilung ermöglicht darüber hinaus reibungslosere operative Abläufe. Das erschafft Qualitätsvorteile sowie Produktivitätsvorteile im Sinne eines effizienten Arbeitszeiteinsatzes.
Auch die Mitarbeitenden profitieren, z. B. indem Überlastsituationen vermieden werden oder Mitarbeitende Einfluss auf ihren Schichtplan nehmen können, beispielsweise in Form von Schichttauschen. Eine digitale Personaleinsatzplanung kann dafür eingesetzt werden, die Work-Life-Balance der Beschäftigten zu verbessern. Und schließlich kann ein digitaler Self-Service wesentlicher Bestandteil der digitalen Employee Experience sein. Darüber hinaus bieten moderne Systeme heute auch kontinuierliche Optimierung durch Plan-Ist-Abgleiche und Forecasting.
So wird Workforce Management zur lernenden Plattform – mit dem Ziel, sich ständig an neue Rahmenbedingungen und Personalbedarfe anzupassen.
Was ist New Workforce Management?
Die Ideen der New-Work-Bewegung beeinflussen auch das Workforce Management. Im sogenannten „New Workforce Management“ werden die Schichtplanungsansätze nach individuellen (z. B. Lebensphasen-)Bedürfnissen der Mitarbeitenden stärker ausdifferenziert.
Das heißt, dass die individuellen Interessen der Mitarbeitenden systematischer mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang gebracht werden. Wie im New Work kann es durch New Workforce Management gelingen, einen höheren Grad an Selbstentfaltung zu realisieren, indem die Belegschaft mit einbezogen wird, sodass sie eine höhere Wertschätzung und eine höhere Zufriedenheit empfindet.
New Workforce Management versteht sich als Brücke zwischen operativer Effizienz und individueller Lebensrealität. Es erweitert klassische Planungsziele um Aspekte wie Sinnstiftung, Selbstbestimmung und Nachhaltigkeit. So wird aus Schichtplanung ein Teil moderner Arbeitgeberattraktivität.
Bereit, Ihr Workforce Management auf ein neues Level zu heben?
ÜBER UNSERE EXPERT:INNEN
Joanna Rosskamp
Marketing Managerin
Joanna Rosskamp ist seit Januar 2025 als Marketing Managerin im Bereich Workforce Management bei INFORM tätig. Ihr Fokus liegt auf der Weiterentwicklung der Website, der Umsetzung von SEO-Maßnahmen sowie der strategischen Bespielung von LinkedIn. Darüber hinaus betreut sie Webinare und interne Schulungen mit technischer Präzision und klarer Struktur. Durch ihre tiefe Branchenkenntnis und ein ausgeprägtes Verständnis für die Herausforderungen im Workforce Management entwickelt sie wirkungsvolle Konzepte und begleitet deren erfolgreiche Umsetzung.