04.08.2025 Joanna Rosskamp
ShareWenn eine Pflegeeinrichtung plötzlich mehrere Krankmeldungen bekommt, muss trotzdem jede Station besetzt sein. Oder wenn im Einzelhandel ein Samstag mit Kundenansturm bevorsteht, entscheidet die Schichtplanung darüber, ob die Kasse rundläuft – oder der Frust wächst. In solchen Momenten zeigt sich, wie gut Personaleinsatzplanung wirklich funktioniert.
Doch was ist Personaleinsatzplanung eigentlich? Und was sind die Ziele der Personaleinsatzplanung?
Was ist Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung – häufig auch PEP genannt – ist ein zentraler Baustein der modernen Personalplanung. Sie verfolgt das Ziel, Mitarbeitende bedarfsorientiert, effizient und regelkonform auf Aufgaben, Schichten und Projekte zu verteilen. Unternehmen steuern so ihre personellen Ressourcen gezielt – abgestimmt auf aktuelle Anforderungen, gesetzliche Vorgaben und individuelle Wünsche der Beschäftigten.
Im Zentrum der Personaleinsatzplanung stehen Fragen wie:
- Wer ist wann verfügbar?
- Welche Qualifikationen werden für eine bestimmte Aufgabe benötigt?
- Welche Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen und Präferenzen müssen berücksichtigt werden?
Ob in der Schichtplanung, bei kurzfristigen Umbesetzungen oder langfristigen Projektzuweisungen: Eine strukturierte Personaleinsatzplanung ermöglicht es, den Mitarbeitereinsatz effizient und nachvollziehbar zu organisieren.
Neben der operativen Steuerung leistet Personaleinsatzplanung auch einen wichtigen Beitrag zur strategischen Ressourcenplanung: Sie schafft Transparenz über den Personalbedarf, verhindert Über- oder Unterbesetzung und erleichtert die Reaktion auf Engpässe oder Ausfälle.
Warum ist Personaleinsatzplanung so wichtig?
Eine durchdachte Personaleinsatzplanung steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Denn sie sorgt dafür, dass Arbeitsbelastung fair verteilt ist, Überstunden vermieden werden und individuelle Bedürfnisse – etwa nach planbaren Arbeitszeiten – Berücksichtigung finden.
Gleichzeitig sorgt Personaleinsatzplanung für Flexibilität. Saisonale Spitzen, Ausfälle oder plötzliche Aufträge lassen sich so besser meistern.
Besonders relevant ist dabei die Balance zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und denen der Mitarbeitenden. Während das Unternehmen operative Anforderungen erfüllen muss, ist es ebenso wichtig, die individuellen Präferenzen und Bedürfnisse der Arbeitskräfte zu berücksichtigen. So schaffen Sie eine ausgewogene Arbeitsumgebung.
Ziele der Personaleinsatzplanung
Eine durchdachte Personaleinsatzplanung verfolgt mehrere zentrale Ziele, die sowohl die betriebliche Effizienz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit stärken. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage: Wie kann der Mitarbeitereinsatz so gesteuert werden, dass Ressourcen optimal genutzt, Kosten gesenkt und Ausfallrisiken minimiert werden?
1. Effizienter Mitarbeitereinsatz
Das oberste Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Dadurch werden Engpässe frühzeitig erkannt, Schichtlücken vermieden und der reibungslose Ablauf im Tagesgeschäft gesichert – unabhängig davon, ob es sich um eine Pflegeeinrichtung, ein Logistikzentrum oder den Einzelhandel handelt.
2. Kostenreduktion und Produktivität
Durch den gezielten Einsatz vorhandener Kapazitäten lassen sich Leerzeiten vermeiden und Überstunden reduzieren. Gleichzeitig ermöglicht die Personaleinsatzplanung eine flexible Reaktion auf Auftragsschwankungen oder kurzfristige Personalengpässe, zum Beispiel durch Umplanung oder den Einsatz von Mitarbeitenden mit mehreren Qualifikationen. So bleibt das Unternehmen handlungsfähig, bei gleichbleibender Qualität und sinkenden Personalkosten.
3. Flexibilität und Zukunftsfähigkeit
Saisonale Spitzen, unvorhergesehene Ausfälle oder neue Anforderungen verlangen eine anpassungsfähige Schichtplanung. Eine moderne Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass Unternehmen schnell und gezielt reagieren können. Durch kontinuierliche Planung und Monitoring bleibt der Betrieb flexibel und wettbewerbsfähig.
4. Zufriedene Mitarbeitende
Auch die Bedürfnisse der Belegschaft spielen eine zentrale Rolle. Eine faire, transparente Einsatzplanung trägt zu einer besseren Work-Life-Balance bei und reduziert Unzufriedenheit. Indem persönliche Präferenzen berücksichtigt und Überlastung vermieden werden, steigen Motivation, Leistungsbereitschaft und langfristige Mitarbeiterbindung.
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?
Im Unternehmensalltag werden Personaleinsatzplanung und Workforce Management häufig gleichgesetzt. Tatsächlich sind sie eng miteinander verbunden – unterscheiden sich aber deutlich in Umfang und Zielsetzung.
Die Personaleinsatzplanung ist auf das Tagesgeschäft ausgerichtet. Sie stellt sicher, dass Arbeitsplätze wie Maschinenstationen, Lagerbereiche oder der Empfang stets mit den passenden Mitarbeitenden besetzt sind. Dabei werden Qualifikationen, Verfügbarkeiten, gesetzliche Vorgaben und betriebliche Anforderungen berücksichtigt. Zu ihren typischen Aufgaben gehören Schichtpläne, die sinnvolle Aufgabenverteilung und das Vermeiden von Über- oder Unterbesetzung.
Workforce Management hingegen verfolgt einen strategischen, ganzheitlichen Ansatz. Es umfasst neben der operativen Einsatzplanung auch langfristige Themen wie Bedarfsprognosen, Kompetenzmanagement, Arbeitszeitmodelle, Prozessanalysen, Zeitwirtschaft und Controlling. Ziel ist es, sämtliche personalbezogenen Prozesse auf die Unternehmensziele auszurichten – über Abteilungen und Zeiträume hinweg.
Kurz gesagt: PEP denkt im Hier und Jetzt, WFM denkt heute schon an morgen.
Moderne Softwarelösungen wie WorkforcePlus verbinden beide Perspektiven – und ermöglichen es Unternehmen, ihre Planung sowohl operativ effizient als auch strategisch vorausschauend zu gestalten.
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ÜBER UNSERE EXPERT:INNEN
Joanna Rosskamp
Marketing Managerin
Joanna Rosskamp ist seit Januar 2025 als Marketing Managerin im Bereich Workforce Management bei INFORM tätig. Ihr Fokus liegt auf der Weiterentwicklung der Website, der Umsetzung von SEO-Maßnahmen sowie der strategischen Bespielung von LinkedIn. Darüber hinaus betreut sie Webinare und interne Schulungen mit technischer Präzision und klarer Struktur. Durch ihre tiefe Branchenkenntnis und ein ausgeprägtes Verständnis für die Herausforderungen im Workforce Management entwickelt sie wirkungsvolle Konzepte und begleitet deren erfolgreiche Umsetzung.