Warum Personaleinsatzplanung heute über Wettbewerbsfähigkeit entscheidet

Im Zentrum moderner Personaleinsatzplanung steht dabei weniger die reine Erstellung von Dienstplänen als die Fähigkeit, zahlreiche Anforderungen gleichzeitig auszubalancieren.  Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle, Ruhezeiten, Tarifregeln und gesetzliche Vorgaben müssen unter Zeitdruck zusammengeführt werden, auch bei kurzfristigen Ausfällen oder Nachfrageverschiebungen. Daraus entsteht ein Spannungsfeld: Planung soll wirtschaftlich, regelkonform und zugleich für Mitarbeitende verlässlich sein. „Workforce Management ist heute kein administratives Randthema mehr“, sagt Thomas Freyland, Bereichsleiter Workforce Management bei INFORM. „Wer unter komplexen Rahmenbedingungen plant, braucht Werkzeuge, die bei Entscheidungen unterstützen, Zielkonflikte sichtbar machen und verlässliche Abwägungen ermöglichen.“

Datenbasierte Entscheidungsunterstützung in der Planung

Der Aachener Softwareentwickler INFORM beschäftigt sich seit vielen Jahren mit softwaregestützter Personaleinsatzplanung. Der Ansatz hat seinen Ursprung in der Luftfahrt, wo 24/7-Betrieb, internationale Teams, strenge Sicherheits- und Compliance-Vorgaben sowie permanente kurzfristige Änderungen den Alltag prägen. Seit über 25 Jahren arbeitet INFORM in diesem Umfeld mit Airlines, Bodenabfertigern und luftfahrtnahem Service zusammen. Aus dieser Projektpraxis wurde WorkforcePlus als eigenständige Workforce-Management-Lösung entwickelt und auf weitere Branchen mit ähnlichen Anforderungen übertragen, unter anderem Logistik, Produktion, Dienstleister und Handel. Im Kern unterstützt die Softwarelösung Planungsverantwortliche dabei, komplexe Rahmenbedingungen strukturiert zu berücksichtigen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Prognosen, optimierte Planvorschläge und die systematische Berücksichtigung von Regeln und Präferenzen reduzieren manuelle Aufwände und entlasten Planungsteams. In Kundenprojekten konnte der manuelle Planungsaufwand auf diese Weise um bis zu 70 Prozent reduziert werden. Gleichzeitig steigt die Qualität der Planung, weil Entscheidungen nicht mehr isoliert, sondern im Gesamtzusammenhang getroffen werden.

Welche Effekte eine intelligente Entscheidungsunterstützung in der Praxis haben kann, zeigen Projekteinblicke aus verschiedenen Einsatzfeldern. So steuert ein international tätiger Autoglas-Dienstleister mit WorkforcePlus den Einsatz von rund 1.600 Mitarbeitenden in über 300 Service Centern. Statt isolierter Einzelplanung sorgt eine regional gebündelte Steuerung für mehr Transparenz und Flexibilität. In der zeitkritischen Luftfahrtlogistik plant ein global agierender Dienstleister den Schichteinsatz von rund 1.800 Mitarbeitenden an sieben Standorten. Wo früher Jahresplanungen mehrere Monate in Anspruch nahmen, entstehen heute belastbare Pläne innerhalb weniger Tage. Auch in Märkten mit stark schwankender Nachfrage wird Personaleinsatzplanung zunehmend zum operativen Taktgeber. Ein On-Demand-Mobilitätsanbieter plant die Einsätze von über 1.000 Fahrerinnen und Fahrern, um Nachfrage, Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodelle zu koordinieren. Ein internationaler Einzelhändler wiederum steuert den Einsatz von mehr als 30.000 Mitarbeitenden in über 1.000 Filialen trotz komplexer regionaler Regelwerke zentral und arbeitsrechtskonform.

Planbarkeit als Faktor für Arbeitgeberattraktivität

Neben Effizienz rückt auch die Perspektive der Mitarbeitenden stärker in den Fokus. Verlässliche Dienstpläne, transparente Planungshorizonte und eine klare Kommunikation von Änderungen werden in operativen Arbeitsumfeldern immer häufiger als Voraussetzung für Planbarkeit wahrgenommen. Moderne Workforce-Management-Systeme schaffen hier neue Spielräume. Mitarbeitende können einfacher eingebunden werden, etwa über mobile Zugänge zu Dienstplänen oder durch die Berücksichtigung persönlicher Präferenzen. In Zeiten knapper Fachkräfte wird Planbarkeit damit selbst zum Wettbewerbsvorteil.

Technologisch entwickelt sich Workforce Management in Richtung stärker integrierter und lernender Systeme. „Wir betreiben WorkforcePlus als skalierbare SaaS Lösung und integrieren sie in bestehende HR, Zeitwirtschafts- und ERP-Systeme“, sagt Freyland. Cloud-Technologie sorgt dafür, dass neue KI-Funktionen, Compliance-Erweiterungen und Integrationen ohne lange Update-Zyklen verfügbar sind.

Der nächste Schritt: AI natives Workforce Management

Mit Blick nach vorn sieht Freyland einen klaren Trend zu AI nativen Systemen: „AI natives Workforce Management bedeutet, dass Systeme aus vergangenen Planungen lernen, Veränderungen früh erkennen und Planungsverantwortliche proaktiv unterstützen. Das hilft zum Beispiel bei Nachfrageverschiebungen, kurzfristigen Ausfällen oder neuen gesetzlichen Anforderungen, weil Auswirkungen schneller sichtbar werden und Alternativen vergleichbar sind. Gerade weil die Komplexität weiter zunimmt, wird strategisch aufgestellte Planung zur Voraussetzung, um schnell und verlässlich handlungsfähig zu bleiben.“